Dokumentasi

DOKUMENTASI

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi.

KEPERLUAN DOKUMENTASI

Dokumentasi ini diperlukan untuk :

• Mempelajari cara mengoperasikan sistem
• Sebagai bahan pelatihan
• Dasar pengembangan sistem lebih lanjut
• Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari
• Materi acuan bagi Auditor
• Back-up
• Mempermudah komunikasi di antara sesama pegawai
• Menghilangkan ketergantungan yang kritis

Dokumentasi yang ada di Departemen Sistem Informasi (Departemen Operasi) diantaranya adalah :

1. Dokumentasi Dokumen Dasar

Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen- dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem.

Contoh :

Faktur penjualan, Order penjualan, order pembelian, surat pengiriman barang, time-card.

2. Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account)

Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekening-rekening yang dipergunakan di dalam transaksi. Daftar rekening berisi daftar dari kode rekening, nama rekening, klasifikasinya (aktiva, utang, modal, pendapatan-pendapatan, dan biaya-biaya), serta petunjuk dari masing-masing rekening bagaimana rekening tersebut dipergunakan.

3. Dokumentasi Prosedur Manual

Merupakan dokumentasi yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen dasar di dalam perusahaan. Dokumentasi ini menyedia-kan informasi mengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar, jumlah tembusannya, bagian-bagian mana saja yang mengarsipkannya dan kepada bagian mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan.

4. Dokumentasi Prosedur

Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan back-up dan restore, dsb.

5. Dokumentasi Sistem

Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). Pada dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yang digunakan, deskripsi output yang digunakan, deskripsi output yang dihasilkan, deskripsi file-file yang digunakan, berita-berita kesalahan pengolahan dan daftar-daftar pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan.

Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem, dan auditor.

6. Dokumentasi Program

Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart), tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program.

Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program.

7. Dokumentasi Operasi

Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator.

8. Dokumentasi Data

Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi.

Yang paling banyak membutuhkan dokumentasi ini adalah data base administrator (DBA) dan auditor.

Sedangkan tujuan dokumentasi adalah :

1. Arus komunikasi

Komunikasi terjadi dalam tiga arah :

• Ke bawah untuk melakukan instruksi
• Ke atas untuk memberi laporan
• Ke samping (Lateral) untuk memberi saran

2. Untuk memberi informasi

Penting kiranya untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan, serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan.

3. Untuk mengidentifikasi

Beberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi.

4. Untuk menetapkan prosedur dan standar

Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan, sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dianut dalam menjalankan prosedur tersebut.

5. Untuk mencatat

Dokumentasi akan diperlukan unutuk memonitor kinerja peralatan, sistem, dan sumber daya manusia. Dari dokumentasi ini, manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan, yaitu apakah outputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.

6. Untuk memberi instruksi

Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf, apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi.

Prinsip Dokumentasi :

1. Metode

Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. Manajer Operasi harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan.

Manajer Operasi harus memberi perhatian khusus pada :

• Siapa yang bertanggung jawab atas perpustakaan ?
• Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi ?
• Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat ?
• Sirkulasi
• Pemeliharaan
• Aksesibilitas

2. Jumlah dokumentasi

Manajer Operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit.

3. Kesederhanaan

Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung, sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan. Informasi yang tidak akurat, tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan.

4. Desain Form

Perlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurut kepentingan atau kegunaan kita sendiri. Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perlu dipertimbangkan hal-hal berikut ini :

• Typeface (huruf ketikkannya)
• Tata letak
• Warna
• Referensi
• Identifikasi

DOKUMENTASI INSTRUKSIONAL

1. Tujuan

Untuk menunjukkan cara pendokumentasian yang diperlukan agar seluruh staf selalu menyadari dan mengetahui tentang prosedur yang akan diikuti, guna mengefektifkan jalannya organisasi, memaksimalkan, dan mengakuratkan pemrosesan data.

2. Cakupan

Dokumentasi Instruksional dapat berupa Manual Operasi, Manual Hardware, dan Manual Software

Secara garis besar Manual tersebut mencakup :

• Organisasi dan administrasi, yaitu manual manajemen yang dapat digunakan untuk referensi oleh semua staf.
• Prosedur klerikal, yang digunakan oleh semua fungsi
• Cara mengoperasikan peralatan, yaitu Manual Hardware
• Cara menggunakan sistem, yaitu Manual Operasi dan Manual Software

Manual Operasi

Tujuan manual operasi adalah untuk memberitahu departemen operasi mengenai sistem yang akan diimplementasikan, untuk memberi rincian mengenai semua pekerjaan yang akan dilaksanakan, dan untuk menentukan atau menetapkan prosedur pengoperasian sistem.

Manual Hardware

Versi hardware dari para pemasok bervariasi kualitasnya. Jika manual hardware tidak tersedia, tidak memadai, atau tidak mudah dipahami, maka Manajer Operasi dapat membuat manual untuk pengoperasian peralatan lokal.

Semua operator harus dapat memahami instruksi yang didokumentasikan dalam berbagai bentuk. Manual hardware harus dapat menjadi dasar untuk pelatihan kerja operator.

Manual Software

Pada dasarnya manual software berisi informasi yang sama dengan manual operasi, namum manual ini untuk pemanfaatan software. Dalam banyak kasus, dokumentasi dari pemasok software sudah cukup untuk dapat diterapkan. Jika ada perubahan, manual ini dapat diperbaiki atau ditambah.

NOTICE PEMAKAI (USER NOTICE)

1. Tujuan

Untuk memberitahu para pemakai fasilitas operasi mengenai batasan, pengembangan, dan modifikasi terhadap pelayanan yang mereka harapkan, apakah bersifat sementara atau permanen.

2. Cakupan

Notice Pemakai (maklumat pemakai) biasanya digunakan untuk menunjukkan perubahan yang mempengaruhi penerimaan dan pengantaran pekerjaan. Maklumat ini biasanya ditulis dengan istilah yang dapat dipahami oleh staf non-komputer.

3. Tanggung Jawab

Notice pemakai harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh staf yang diberi wewenang.

4. Metode Penggunaan

Metode penggunaannya terdiri dari :

• Waktu pembuatan
• Verifikasi
• Sirkulasi
• Penarikan kembali
• Pengarsipan

NOTICE TEKNIK (TECHNICAL NOTICE)

1. Tujuan

Untuk menyampaikan instruksi teknis atau modifikasi mengenai aspek aktivitas tertentu dalam departemen operasi, baik sementara atau permanen, kepada staf oeprasi dan staf pemrosesan data.

2. Cakupan

Maklumat Teknik melengkapi dokumentasi instruksional. Maklumat ini menentukan rincian teknis yang tepat bagaimana aktivitas tertentu akan dilaksanakan.

Maklumat ini memberikan cara yang cepat dan resmi untuk mengkomunikasikan instruksi baru yang mungkin tidak tertulis di maklumat lain, atau memberikan informasi yang sifatnya sangat khusus atau sementara bagi Manual Operasi.

3. Tanggung Jawab

Maklumat teknik harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang.

4. Metode Penggunaan

Metode penggunaannya sama dengan pembuatan User Notice

NOTICE OPERASI (OPERATION NOTICE)

1. Tujuan

Untuk memberikan media guan mengkomunikasikan informasi umum, administrasi, dan semi teknik dalam departemen operasi.

2. Cakupan

Maklumat Operasi harus digunakan untuk informasi yang berhubungan dengan staf operasi saja, seperti prosedur internal, masalah lingkungan, keamanan, dan beberapa topik yang nampaknya sepele, namun apabila instruksinya disampaikan secara verbal atau sambil lalu saja, maka instruksi tersebut dapat mudah dipahami, dilupakan, diabaikan, atau tidak diberitahukan ke semua staf yang berkepentingan.

2. Tanggung Jawab

Maklumat operasi harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang.

3. Metode Penggunaan

Metode penggunaannya sama dengan User Notice.